PROCEDURA DI RICEVIMENTO E GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI DI VIOLAZIONI DEL DIRITTO DELL’ UNIONE E DELLA NORMATIVA NAZIONALE AI SENSI DEL D.LGS. 10.3.2023, N. 24 – PROCEDURA “WHISTLEBLOWING”

1. PREMESSA

La presente Procedura “Whistleblowing” si applica a SINTRA srl ed ha lo scopo di disciplinare il processo di trasmissione e gestione delle segnalazioni di violazioni, nell’ambito dell’attività svolta dalla Società, rilevanti ai sensi del decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 di “attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.

La procedura qui regolata è conforme alla normativa in materia di protezione dei dati personali e, in particolare, alle disposizioni di cui al Reg. (UE) 2016/679 (o “GDPR”) e al d. lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (o “Codice Privacy”), relativi alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e tiene conto delle linee guida approvate in materia da ANAC (autorità Nazionale Anticorruzione) con delibera n. 311 del 12 luglio 2023.

Per quanto non espressamente indicato dalla presente procedura resta integralmente applicabile quanto previsto dal decreto.

1. VIOLAZIONI OGGETTO DI SEGNALAZIONE WHISTLEBLOWING

Possono essere segnalate le informazioni su violazioni (come definite al precedente art.2) di seguito indicate di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo e che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della società.

Violazioni del diritto UE 1. illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: ·       appalti pubblici ·       servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo ·       sicurezza e conformità dei prodotti e servizi ·       sicurezza dei trasporti ·       tutela dell’ambiente ·       salute pubblica e protezione dei consumatori ·       tutela della vita privata e protezione dei dati personali (da intendersi con riferimento alla normativa privacy) e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi; 2. atti o omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione europea; 3. atti o omissioni riguardanti il mercato interno 4. atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori indicati. 5. altre violazioni indicate dall’azienda nell’ambito della propria documentazione prodotta e aggiornata ai sensi del decreto.

Non verranno prese in considerazione le segnalazioni aventi ad oggetto esclusivamente doglianze o lamentele di carattere personale, né quelle fondate su meri sospetti o voci.

Sono escluse dall’ambito di applicazione della presente procedura le segnalazioni inerenti a contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante, che attengono esclusivamente alla disciplina del rapporto di lavoro o ai rapporti con figure gerarchicamente sovraordinate.

2. SOGGETTI LEGITTIMATI A PRESENTARE SEGNALAZIONI

Sono legittimati a segnalare informazioni sulle violazioni indicate al precedente art. 3 e possono beneficiare delle misure di tutela e protezione previste dal decreto i seguenti soggetti:

– lavoratori subordinati, a tempo determinato e indeterminato, ivi inclusi quelli che svolgono l’attività a tempo parziale, intermittente, in virtù di un contratto di somministrazione, apprendistato, lavoro accessorio ai sensi del d.lgs. n.81/2015 o prestazioni occasionali ai sensi dell’art. 54-bis del d.l. n. 50/2017, conv. dalla l. n. 96/2017;

– lavoratori autonomi con contratto d’opera (art. 2222 c.c.), di collaborazione di cui all’art. 409 c.p.c. (agenzia, rappresentanza commerciale ed altri rapporti di collaborazione che si concretizzano in una prestazione di opera continuativa e coordinata, prevalentemente personale, anche se non a carattere subordinato), di collaborazione con prestazioni di lavoro esclusivamente personali, continuative e le cui modalità di esecuzione sono organizzate dal committente;

– collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore della Società;

– liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso la Società;

– volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso la Società;

– soggetti esterni con i quali la società intrattiene rapporti di lavoro

– azionisti e soggetti con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, esercitate anche in via di mero fatto presso la Società.

Il medesimo regime di protezione e tutela si applica anche ai seguenti soggetti diversi dal segnalante:

– facilitatori, che eventualmente assistono il segnalante nel processo di segnalazione;

– persone del medesimo contesto lavorativo legate al segnalante da stabili rapporti affettivi o di parentela entro il quarto grado;

– colleghi del medesimo contesto lavorativo che hanno con il segnalante un rapporto abituale;

– enti di proprietà o per i quali lavora il segnalante o che operano nel medesimo contesto lavorativo.

5. GESTORE DEL CANALE DI SEGNALAZIONE INTERNA

Soggetto incaricato della gestione del canale di segnalazione interna è la sig.ra Isabella Marenzi

Il gestore e il personale aziendale eventualmente coinvolto nella gestione delle segnalazioni si impegna alla riservatezza dell’identità del segnalante, delle persone coinvolte e/o comunque menzionate nella segnalazione, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione e, pertanto, è tenuto a evitare ogni indebita circolazione di informazioni personali all’interno e all’esterno della Società.

6. CANALI DI SEGNALAZIONE INTERNA

La segnalazione deve essere il più possibile circostanziata ed indicare:

1. chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;

1. le circostanze di tempo e di luogo in cui sono state commesse le violazioni specificando, ove possibile, anche le modalità con cui si è venuto a conoscenza dei fatti oggetto della segnalazione;

1. le generalità o altri elementi (es. qualifica, posizione/ruolo rivestito) che consentano di identificare la persona coinvolta.

E’ utile che la segnalazione riporti altresì.

– indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;

– indicazione/allegazione di eventuali documenti che possano confermare la fondatezza di tali fatti e di ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati;

Le segnalazioni anonime, ossia prive di elementi che consentano di identificare il loro autore, verranno prese in considerazione e trattate come segnalazioni ordinarie per ulteriori verifiche qualora risultino puntuali, circostanziate e supportate da idonea documentazione.

Le stesse sono, in ogni caso registrate dal gestore della segnalazione e la documentazione ricevuta e sarà conservata.

1. Segnalazioni in forma scritta

Le segnalazioni possono essere trasmesse in forma scritta:

• tramite questa piattaforma informatica accessibile dalla sezione dedicata al “Whistleblowing” del sito internet aziendale raggiungibile attraverso il seguente link www.sintra-mixind/segnalazioni.

[inserire breve descrizione del funzionamento della piattaforma]

Attraverso la piattaforma informatico è possibile trasmettere una segnalazione, anche anonima, previa presa visione dell’“Informativa Privacy”, (www.sintra-mixind.com/privacy) alla quale si rinvia.

Le segnalazioni sono registrate sulla piattaforma informatica che assicura, altresì, l’archiviazione di tutta la documentazione allegata, nonché di quella prodotta o acquisita nel corso delle attività di analisi. La piattaforma è accessibile da parte del solo gestore.

8. DESCRIZIONE DEL PROCESSO

7.1. Trasmissione delle segnalazioni

Il trasferimento della segnalazione al gestore avviene automaticamente.

7.2 Ricezione delle segnalazioni

Il gestore invia al segnalante, al recapito da questi indicato nella segnalazione, un avviso di ricevimento entro 7 giorni dalla data di ricezione della segnalazione stessa. Se nella segnalazione non è stato indicato alcun recapito la stessa sarà archiviata.

7.3 Analisi preliminare: procedibilità e ammissibilità

Al fine di dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute, il gestore procede alla relativa analisi e classificazione per definire quelle potenzialmente rientranti nel campo di applicazione della presente procedura. In particolare:

− svolge un’analisi preliminare dei contenuti della segnalazione al fine di verificarne la procedibilità, in rapporto alla sussistenza dei presupposti soggettivi e oggettivi previsti dal decreto per effettuare una segnalazione;

− una volta verificato che il segnalante è un soggetto legittimato ad effettuare la segnalazione e che questa rientri nell’ambito applicativo del decreto, classifica la segnalazione come:

1. “ammissibile” quando risultano chiare:

1. le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione e i fatti sono descritti con il dettaglio delle circostanze e, ove presenti, delle modalità con cui si è venuto a conoscenza dei fatti oggetto di segnalazione;

1. le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

1. “non ammissibile” quando: a. la segnalazione è manifestamente infondata, per l’assenza o manifesta infondatezza degli elementi di fatto riconducibili alle violazioni tipizzate dal decreto riportate al par. 3 della presente procedura;

1. la segnalazione ha un contenuto generico tale da non consentire la comprensione dei fatti ovvero la segnalazione è corredata da documentazione non appropriata o inconferente;

1. viene prodotta solo documentazione, in assenza di una segnalazione di condotte illecite;

1. la segnalazione è riferita a fatti e/o circostanze oggetto in passato di specifiche attività istruttorie già concluse, ove dalle preliminari verifiche svolte non emergano nuove informazioni tali da rendere necessari ulteriori approfondimenti.

− una volta valutata la procedibilità e ammissibilità della segnalazione, dispone a seconda dei casi:

1. l’archiviazione, garantendo comunque la tracciabilità delle motivazioni a supporto e dandone comunicazione al segnalante;

1. l’avvio dell’istruttoria interna sui fatti e sulle condotte al fine di valutarne la sussistenza.

In ogni caso entro 3 mesi dall’avviso di ricevimento della segnalazione o, in mancanza di tale avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della stessa, il gestore del canale di segnalazione fornirà un riscontro al segnalante con informazioni sul seguito che viene dato o si intende dare alla segnalazione, specificando se la stessa rientra o meno nell’ambito di applicazione del decreto.

 

7.4 Istruttoria

L’istruttoria della segnalazione spetta esclusivamente al gestore ed è diretta a verificare la ragionevole fondatezza delle circostanze fattuali segnalate, anche al fine di formulare eventuali raccomandazioni in merito all’adozione delle necessarie azioni di rimedio a possibili carenze di controllo, anomalie o irregolarità rilevate sulle aree e sui processi aziendali esaminati.

In particolare, durante questa fase il gestore svolge le seguenti attività:

1. mantiene l’interlocuzione con il segnalante e – se necessario – può richiedere a quest’ultimo integrazioni (anche documentali) o chiarimenti, anche mediante formale convocazione e audizione;

1. ove ritenuto utile per gli approfondimenti, può acquisire informazioni, dalle persone coinvolte nella segnalazione o comunque informate sui fatti, anche mediante formale convocazione e audizione.

In tali casi, fermo restando l’obbligo di garantire la riservatezza sull’identità del segnalante e delle altre persone coinvolte e/o menzionate nella segnalazione, viene dato avviso alla persona coinvolta dell’esistenza della segnalazione, anche al fine di garantire il diritto di difesa.

Le persone coinvolte, se non convocate dal gestore, hanno comunque facoltà di chiedere di essere sentite o di produrre osservazioni scritte o documenti;

1. ove ritenuto utile o opportuno, acquisisce elementi informativi necessari coinvolgendo le competenti funzioni aziendali e/o avvalendosi di soggetti esterni alla società.

In tal caso, al fine di garantire la riservatezza del segnalante il gestore provvederà a oscurare ogni tipologia di dato che possa consentire l’identificazione dello stesso o della persona coinvolta. Inoltre, fermo restando l’obbligo di procedere alle designazioni necessarie ai sensi del reg. (UE) 2016/679 e del d. lgs. n. 196/2003:

• in caso di coinvolgimento di altre funzioni aziendali o comunque di altri soggetti interni alla società, ad essi si applicano gli obblighi di riservatezza previsti dalla presente procedura e dal Modello organizzativo 231 ed espressamente sanzionati dal sistema disciplinare interno;

• qualora il gestore si avvalga di soggetti esterni, ad essi saranno espressamente estesi i doveri di riservatezza e confidenzialità previsti dal decreto per il gestore mediante specifiche clausole contrattuali da inserire negli accordi gli stessi stipulati.

I flussi informativi a tal fine attivati dovranno in ogni caso preservare la riservatezza dell’identità del segnalante, del segnalato e di tutte le persone coinvolte o menzionate nella segnalazione.

Tutti i soggetti coinvolti nell’esame devono astenersi dall’occuparsi della segnalazione, qualora sia ravvisabile anche solo un potenziale conflitto di interesse.

7.5 Esito istruttoria

Completata l’istruttoria, il gestore del canale di segnalazione può:

– archiviare la segnalazione perché infondata (motivandone le ragioni) ovvero generica al punto da non consentire la valutazione dei fatti. Le segnalazioni chiuse, in quanto palesemente infondate, se non anonime, sono valutate, eventualmente con altre strutture aziendali competenti, al fine di verificare se la segnalazione sia stata effettuata al solo scopo di ledere la reputazione o di danneggiare o comunque di recare pregiudizio alla persona e/o società segnalata, ai fini dell’attivazione di ogni opportuna iniziativa nei confronti del segnalante;

– dichiarare fondata la segnalazione e rivolgersi alle funzioni/strutture interne competenti per i relativi seguiti, evidenziando l’inosservanza di norme/procedure e fornendo eventuali indicazioni in merito alle necessarie azioni correttive sulle aree e sui processi aziendali esaminati.

Il segnalante è comunque informato dell’avvio dei possibili procedimenti (ispettivo o disciplinare o denuncia penale o denuncia ad altri organi giurisdizionali) oppure dell’archiviazione della segnalazione.

L’organo preposto all’attivazione del sistema sanzionatorio decide la tipologia di sanzione da comminare al soggetto segnalato che ha commesso la violazione accertata a seguito della segnalazione.

7.6 Trattamento dei dati personali e conservazione della documentazione

Il trattamento dei dati personali nella gestione del canale interno di segnalazione e delle segnalazioni ricevute deve essere effettuato nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del decreto e in conformità alla normativa sulla protezione dei dati personali di cui al Reg. (UE) 2016/679 e al d. lgs. n. 196/2003.

Titolare del trattamento dei dati personali è la Società.

Le informazioni acquisite con le segnalazioni sono conservate per il tempo necessario alla trattazione della segnalazione e, comunque, non oltre 5 anni dalla data della comunicazione dell’esito finale del processo di gestione della segnalazione ed ha quale base giuridica l’adempimento di un obbligo di legge.

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente.

 

8. SISTEMA DI PROTEZIONE

 

8.Tutela dell’identità del segnalante

Le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.

L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi – direttamente o indirettamente – tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso dello stesso, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli artt. 29 e 32, par. 4, del Reg. (UE) 2016/679 e dell’art. 2 –quaterdecies del d. lgs. n. 196/2003.

In particolare, l’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi (direttamente o indirettamente) tale identità possono essere rivelate solo previo consenso espresso dello stesso.

− nell’ambito del procedimento instaurato in seguito a segnalazioni interne o esterne, se la rivelazione dell’identità del segnalante o di qualsiasi altra informazione da cui può evincersi (direttamente o indirettamente) tale identità è indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.

Nei casi sopraindicati è data al segnalante preventiva comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati. Qualora il segnalante neghi il proprio consenso, la segnalazione non potrà essere utilizzata nel procedimento che, quindi, non potrà essere avviato o proseguito in assenza di ulteriori elementi su cui fondare la contestazione.

8.2 Misure di protezione

Nei confronti del segnalante non si effettueranno atti ritorsivi, intesi come qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione interna o esterna/divulgazione pubblica/denuncia, che provoca o può provocare al segnalante, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.

La protezione è garantita anche al segnalante anonimo, che ritiene di aver subito ritorsioni ed è stato successivamente identificato.

Nell’ambito di procedimenti giudiziari, amministrativi o anche stragiudiziali aventi ad oggetto l’accertamento di comportamenti vietati nei confronti dei segnalanti, si presume che tali comportamenti siano stati posti in essere a causa della segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia all’autorità giudiziaria o contabile. L’onere di provare che tali condotte verso i segnalanti siano motivate da ragioni estranee alla segnalazione, alla divulgazione pubblica o alla denuncia resta in capo a colui che le ha poste in essere.

Le misure di protezione si applicano nei limiti e alle condizioni previste dal capo III del decreto e sono estese anche:

− ai facilitatori, alle persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante che sono legate ad esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado, i colleghi di lavoro del segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo e che hanno con esso un rapporto abituale e corrente;

− gli enti di proprietà del segnalante o per i quali lo stesso lavora nonché gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante.

9. RESPONSABILITA’ DEL SEGNALANTE

Vigono le limitazioni di responsabilità del segnalante nei casi previsti dall’art. 20 del decreto.

La presente procedura lascia impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del segnalante che effettui con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelano infondate.

Sono fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente procedura, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto della presente Procedura.

 

10. CANALE DI SEGNALAZIONE ESTERNA E DIVULGAZIONE PUBBLICA

I soggetti legittimati possono effettuare una segnalazione tramite il canale istituito dalla società attraverso il proprio sito: www.sintra-mixind/segnalazioni.

E’ consentito altresì il ricorso alla divulgazione pubblica della violazione nei casi in cui, al momento della divulgazione pubblica, il segnalante:

– ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non ha avuto riscontro;

– ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

– ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi riceve la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

11. INFORMAZIONI SUL WHISTLEBLOWING

Nel caso di informazioni classificate, segreto professionale e medico e segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali, resta ferma l’applicazione della relativa normativa.